Microsoft Outlook에는 이메일 통신 및 일정 관리에 대한 알려진 용도 외에도 생산성에 도움이 될 수 있는 다른 기능이 있습니다. 예를 들어 Microsoft Outlook을 사용하여 반복 이메일을 보내는 것이 있습니다. 대부분의 사람들은 Microsoft Outlook을 사용하여 반복 회의를 설정하는 데 익숙합니다. 그러나 그들은 그것이 반복 이메일에도 도움이 될 수 있다는 사실을 모르고 있습니다.
반복 이메일은 특정 시간에 수행해야 하는 반복적인 작업이 있는 경우 특히 유용합니다. 예를 들어 매주 말에 고객에게 청구서를 보내도록 팀에 알림을 보내야 하는 경우입니다. 매달 수동으로 이메일을 보내는 대신 특정 시간에 자동으로 이메일이 발송되도록 설정할 수 있습니다. 이 문서에서는 Microsoft Outlook에서 반복 이메일을 보내는 방법과 이에 필요한 도구를 설명합니다.
웹용 Outlook에서 Power Automate에 액세스하는 방법
반복 이메일을 설정하는 목적은 필요한 기간 동안 이메일이 자동으로 발송되도록 하는 것입니다. 그러나 Microsoft Outlook에서 이를 설정하려면 Microsoft Power Automate 도구가 필요합니다. Microsoft Power Automate는 반복 작업을 자동화하는 데 유용한 도구입니다. Power Automate 도구는 웹용 Outlook에서 액세스할 수 있습니다. 액세스 방법은 다음과 같습니다.
1 단계: 선택한 기본 브라우저에서 Outlook에 로그인합니다.
2 단계: 앱 왼쪽 상단에서 격자 모양 아이콘을 클릭합니다. 그러면 Microsoft 365를 통해 액세스할 수 있는 앱 목록이 열립니다.
3단계: 전원 자동화를 클릭합니다. Power Automate가 초기 앱 목록에 표시되지 않으면 모든 앱 탐색을 클릭한 다음 Power Automate를 클릭합니다. 그러면 Power Automate 홈 페이지로 이동됩니다.
흐름을 만드는 방법(Power Automate에서 반복 이메일)
Power Automate에서는 자동화를 흐름이라고 합니다. 반복 이메일을 예약하는 흐름을 만드는 방법은 다음과 같습니다.
1 단계: Microsoft Power Automate 페이지 왼쪽에서 만들기 버튼을 클릭합니다.
2 단계: 만들기 페이지에는 다음을 포함하여 흐름을 만드는 다양한 방법이 표시됩니다.
- 자동화된 클라우드 흐름: 지정된 이벤트에 의해 트리거됩니다.
- 즉각적인 클라우드 흐름: 필요에 따라 수동으로 트리거됩니다.
- 예약된 클라우드 흐름: 실행 시기와 빈도를 선택합니다.
- 디자인을 위해 설명하세요. 원하는 흐름을 설명하면 AI가 대신 구축합니다. 이는 유료 사용자에게만 제공됩니다.
- 데스크탑 흐름: 데스크탑 환경에서 프로세스를 자동화합니다.
- 프로세스 마이닝: 기존 프로세스와 작업을 평가하고 최적화합니다.
이메일이 전송되는 시기와 빈도를 결정하므로 예약된 클라우드 흐름을 선택합니다.
3단계: ‘예약된 클라우드 흐름 구축’ 카드에 흐름 이름을 입력하거나 AI가 자동으로 생성하도록 합니다(유료 계정이 있는 경우).
4단계: 이 흐름 실행 필드에서 흐름의 시작 날짜와 할당된 시간을 선택합니다.
5단계: 반복 간격 필드에서 흐름에 대한 반복을 선택합니다.
6단계: 만들기를 클릭하여 새 흐름을 저장합니다.
7단계: 화면에서 반복 아이콘을 클릭하세요.
8단계: 흐름에 대한 다른 매개변수를 구성합니다. 예를 들어 시간대, 분 등이 있습니다.
9단계: 뒤로 화살표를 선택하여 페이지를 닫습니다.
Microsoft Outlook에서 흐름을 이메일로 예약하는 방법
이제 흐름이 완성되었으므로 마지막 단계는 흐름을 Microsoft Outlook에 통합하는 것입니다. 방법은 다음과 같습니다.
1 단계: 작업을 추가하려면 + 아이콘을 클릭하세요.
2 단계: 검색 상자에 Microsoft Outlook에 대한 쿼리를 입력하여 표시되는 앱의 범위를 줄입니다.
3단계: 유료 365 계정이 있는 경우 Office 365 Outlook을 선택하고, 무료 계정을 사용하는 경우 Outlook.com을 선택하세요.
4단계: 이메일 보내기(V2)를 클릭합니다.
5단계: 이메일을 보낼 이메일 주소와 제목, 이메일 본문을 입력하세요.
6단계: 참조, 숨은 참조 및 첨부 파일을 포함하고 이메일에 중요도를 지정하려면 고급 옵션 표시를 클릭하세요.
7단계: 저장을 클릭하여 변경 사항을 저장합니다.
반복 이메일을 테스트하는 방법
예약된 이메일이 Outlook에서 제대로 작동하는지 확인하려면 설정 후 테스트를 실행할 수 있습니다. 방법은 다음과 같습니다.
1 단계: 페이지 오른쪽 상단에 있는 테스트를 클릭하여 Outlook에서 반복 이메일을 보내는 새 흐름의 테스트 실행을 수행합니다.
2 단계: 수동으로 흐름 테스트를 클릭합니다.
3단계: 저장 및 테스트를 클릭합니다.
4단계: 흐름 실행을 클릭합니다. ‘흐름이 성공적으로 실행되었습니다’라는 메시지가 표시됩니다.
Microsoft Power Automate의 다른 용도
Microsoft Power Automate는 다른 Microsoft 365 앱과 함께 사용할 수 있습니다. 예를 들어 Power Automate를 사용하여 X(이전의 Twitter)에서 언급한 내용을 확인할 수 있습니다. 이를 사용하여 반복되는 Teams 메시지를 보낼 수도 있습니다. 아래 의견을 통해 Microsoft Power Automate에 대한 선호하는 사용 사례를 알려주십시오.
