이메일은 가장 안전한 최고의 커뮤니케이션 수단 중 하나입니다. 특히 이메일에 포함된 정보에 액세스하는 데 있어 쉽고 빠르다는 것은 의심할 여지가 없습니다. 이러한 이유와 기타 여러 가지 이유로 전 세계 많은 사람들이 이메일을 통해 소통하고 정보를 저장하는 것을 선호합니다. 안전하고 빠르며 쉽게 액세스할 수 있으니 안 될 이유가 없겠죠?
하지만 이메일을 더욱 안전하고 간편하게 저장할 수 있는 방법이 있다면 어떨까요? 시간과 공간을 절약하고 보안까지 강화할 수 있는 방법이 있다면 어떨까요? 전문가들은 PDF(휴대용 문서 형식) 파일을 사용하여 인터넷을 통해 기밀 정보를 배포하는 것이 안전하고 편리하게 이메일을 패키징할 수 있는 방법이라는 사실을 발견했습니다.
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cloudHQ 확장 프로그램 덕분에 이메일을 PDF로 저장하는 것이 그 어느 때보다 쉬워졌습니다. 시간은 단축되고 보안은 강화되었습니다. 이제 이메일 서명이나 페이지 나누기와 같은 불필요한 정보를 제거하여 데이터의 부피를 줄여주는 컴팩트 PDF 옵션이 있습니다. 매일 10만 명이 넘는 사람들이 이 확장 프로그램을 사용하고 있으며, 트위터, Uber, Airbnb 등의 회사에서 신뢰하고 있습니다.
압축 PDF 기능 소개
목차
클라우드HQ가 처음 이메일을 PDF로 저장하는 기능을 도입했을 때, 이는 큰 진전이었지만 거기서 멈추지 않았습니다. 더 쉽고 간편한 기능을 제공하고자 하는 그들의 목표는 다음과 같습니다. Gmail을 PDF로 변환 를 통해 새로운 기능에 대한 발표와 함께 빨리 공유하고 싶었던 개선 사항인 컴팩트 PDF를 발표하게 되었습니다.
압축 PDF는 이름에서 알 수 있듯이 PDF 콘텐츠의 중복 정보를 줄여줍니다. 여기에는 이메일 서명, 페이지 나누기, 이메일 스레드나 첨부 파일에 필요하지 않은 기타 반복적인 정보가 포함됩니다.
오른쪽에서 볼 수 있듯이 압축 PDF 형식으로 저장된 문서에는 서명, 인용문, 페이지 나누기, 중복 정보 등 불필요한 자료가 모두 삭제되고 필수 정보만 남습니다. 개인이 매일 받는 이메일의 양을 고려할 때, 이메일을 PDF로 압축하는 것이 필요하다는 것이 입증되었습니다.
압축 PDF의 장점
가장 확실한 장점 중 하나는 압축 PDF 파일의 파일 크기가 작다는 것입니다. 압축 PDF를 사용해야 하는 이유나 어떤 이점이 있는지 잘 모르겠다면 이메일 백업용 압축 PDF 문서의 다음 세 가지 이점을 고려해 보세요.
불필요한 자료 제거
수천 페이지에 달하는 긴 PDF를 더 길게 만들려면 더 많은 정보가 필요하지 않습니다. 반복되는 자료를 읽는 것이 불편할 뿐만 아니라, PDF를 읽거나 인쇄하는 사람(법률 사무소 등)이 페이지당 요금을 청구할 수도 있습니다. 짧고 간결하게 작성하고 청구 가능한 시간을 최소화하세요.
보다 효율적인 협업을 위한 컴팩트함
PDF는 읽고 이해하기 쉬우므로 동료들과 더 빠르게 소통할 수 있습니다. 반면에 용량이 큰 파일은 업로드하는 데 시간이 오래 걸리고 네트워크를 통해 이동하면서 속도가 느려지며 수신자가 파일을 열고 읽는 데 더 오랜 시간이 걸립니다.
환경 보호
긴 PDF는 어떤 상황에서도 인쇄해서는 안 됩니다. 페이지 나누기와 이메일 서명을 제거하여 나무를 보호하고 환경 보호에 동참하세요. 특히 긴 법정 문서의 경우 더욱 그렇습니다.
압축 PDF 기능을 사용하여 이메일을 PDF로 저장하는 방법
제출해야 할 법적 이메일이 몇 개 있습니다. 따라서 이를 예로 들어 하나씩 인쇄하지 않고 모두 하나의 PDF로 저장하는 방법을 보여드리겠습니다.
- 먼저 PDF로 변환할 이메일을 선택한 다음 ‘저장 위치’ 옵션을 클릭합니다.
- 그런 다음 드롭다운 메뉴에서 ‘PDF로 저장’을 선택합니다.
- ‘Gmail을 PDF로 변환’ 옵션 상자가 나타나면 ‘압축 형식’ 기능이 표시됩니다. 이 기능을 선택합니다.
- ‘변환 시작’을 클릭합니다.
변환이 완료되면 가장 중요한 정보만 포함된 깔끔하고 정돈된 버전의 문서를 볼 수 있습니다.
필요한 정보만 제공하는 압축 포맷 기능을 사용하여 종이, 시간, 비용을 절약할 수 있습니다. 이제 법률 서류에 필요한 정보만 남았습니다. 새로운 압축 기능이 없는 문서가 오른쪽에 있고 압축 버전이 왼쪽에 있습니다.
평균적으로 문서 길이가 20% 정도 줄어들 것으로 예상할 수 있는데, 특히 문서가 긴 경우 이는 상당한 차이입니다.
이 기능의 사용 방법
Gmail을 PDF로 변환하는 cloudHQ의 확장 프로그램은 쉽고 누구나 사용할 수 있습니다:
부동산 중개인
판매 거래와 관련된 모든 이메일은 한데 묶어서 SkySlope 또는 다른 CRM에 업로드해야 합니다.
변호사 및 기타 법률 전문가
모든 이메일을 하나의 PDF 문서로 저장, 정리, 정렬하여 법원에 제출할 수 있습니다. Clio 또는 유사한 CRM을 사용하여 많은 이메일을 하나의 PDF로 결합합니다.
팀 리더 및 프로젝트 관리자
모든 프로젝트 이메일을 하나의 PDF로 보관하여 추적하세요. 팀 협업을 위해 프로젝트 관련 이메일이 포함된 Gmail 라벨을 Google 공유 드라이브에 자동으로 저장하도록 설정하세요.
기업가
모든 이메일 영수증을 모아 날짜, 고객 등을 기준으로 정렬하세요. 고객과의 모든 서신은 독립 계약자가 보관해야 합니다.
말 그대로 누구나
중요한 이메일 메시지를 저장하고 보관해야 하는 사람은 누구나 cloudHQ의 확장 프로그램을 사용할 수 있습니다.
이 사용하기 쉬운 기능을 사용하여 중요한 이메일을 모두 PDF로 저장할 수 있는 방법입니다. 더 많은 팁과 요령이 궁금하다면 계속 지켜봐 주세요!
